Zaman Yönetimi ve Önceliklendirmeye Beyin Temelli Yaklaşım

Etkili zaman yönetimi, bir yönüyle de beynimizi ve enerjimizi yönetmekle ilgilidir. Dikkatimizi yönetmek, zamanımızı, enerjimizi daha verimli kullanmak, önceliklerimizi belirlemek, ertelemeyi azaltmak ve her gün daha fazlasını başarmak için nörolojik (sinirbilim) araştırmalarının verilerini kullanmayı öğrenebiliriz.  Bunu öğrenme ile ilgili eğitim ve atölye örneklerine de rastlanmaktadır [3] [4]. Zaman yönetimi hedef belirleme, öncelikleri belirleme, plan ve organizasyon yapma ve buna uyabilme, stresi yönetebilme, erteleme davranışı ile mücadele edebilme becerilerini gerektirir. Bu beceriler özellikle beynimizin yürütücü işlevleri ile ilgilidir. Beynin yürütücü işlevlerine “yönetici işlevler” de denilmektedir. Zaman yönetimi. bu yönetici işlevleri etkili kullanmak ile yakından ilişkilidir.

Ne yaptığımız ne zaman yaptığımız ve nasıl yaptığımız beynin yürütücü işlevleri tarafından kontrol edilir. Zaman yönetiminde ustalaşmak için önce zihin yönetimini anlamalıyız. Beynin ön tarafında bulunan prefrontal korteks; davranışı planlar, yönlendirir. İnsanların planlama ve karar verme gibi karmaşık bilişsel görevleri tamamlamasına izin verir [5]. Bu beyin bölgesi dürtüselliği kontrol etme, kendini izleme, planlama ve organizasyon, etkinlik değiştirme, görev başlatma, görev izleme, duygusal kontrol, çalışma belleği, genel çalışma düzeni, vb ile yakından ilişkilidir. Prefrontal korteksin kapasitesinin genişletilmesi, zaman yönetimi becerisinin de gelişmesini sağlayacaktır.

Beyniniz, vücudunuzun diğer kısımları gibi enerji kullanır. Tipik bir kişinin beyni, her saat yaklaşık 10,8 kalori kullanır [11]. Yorucu zihinsel görevler yüzünden enerjimizin tükenmesi, stres ve diğer fiziksel tepkiler yoluyla hissedilmektedir. Öncelikleri iyi belirlemek enerjiyi de doğru kullanmak anlamına gelir. Zaman ve enerji her gün bize verilen iki sınırlı kaynaktır.  Bu yönüyle zaman yönetimi, bu iki sınırlı kaynağın en verimli şekilde nerede harcandığını belirleme ile ilgilidir. Bu belirleme, planlama yapma, günlük karar verme ve problem çözme sürecimizi yönlendirmekten sorumlu bölge olan prefrontal korteks alnınızın hemen arkasında bulunmaktadır. Prefrontal korteks sağlıklı işlemez ise; dürtülerinizi kontrol edemez, hedefler koyamaz, karmaşık sorunları çözemez, hiç görmediğiniz şeyleri görselleştiremez veya yaratıcı düşünemezsiniz. Prefrontal korteks, en çok enerji tüketen beyin bölgesidir. Prefrontal korteksimizin düzgün çalışması için glikoza (hücrelerimiz için enerji) ihtiyacı vardır [13].

Zaman yönetimini de içine alacak şekilde hedef ve öncelik belirleme, plan ve organizasyon yapma konusunda bilinçli bir şekilde çalışan prefrontal korteks korteksimiz çabuk yorulur. Duygusal beynimiz ve dikkat dağıtıcı etkinlikler, prefrontal korteksimizin uzun süre odaklanmış kalmasını engeller. Beynimizin duygularımızı yöneten, duyguların etkisi altında davranmamıza neden olan bölümü “limbik sistem” adı ile bilinir. Limbik sistem duyguları, özellikle zevki kontrol eder. Amigdala, ilkel beyin olarak da adlandırılan bu limbik istemle ilişkili çalışan bir başka önemli beyin bölgesidir. Amigdala özellikle korku, kaygı, stres, vb duygular ile ilgili olan beyin bölümüdür. Amigdala son derece korku odaklıdır ve bizi tehlikeden kurtarmak için programlanmıştır. Korku, kaygı, vb. durumlarda amigdala, prefrontal korteksimizden önce aktive olur ve sempatik sinir sistemimizi harekete geçirir. Sempatik sinir sistemi bedenimizin stres tepkileri oluşturmasına neden olur. Bu tepkiler de prefrontal korteksimizin davranışlarımız, dikkatimiz ve kararlarımız üzerindeki etkisini zayıflatır. Kabaca beynimizin yönetici işlevlerini yerine getirme ve zamanı yönetme konusunda prefrontal korteksimiz ile duygusal beynimiz ve amigdala arasında bir mücadele olduğu söylenebilir [6]. Zamanı yönetme konusunda hedef ve öncelik belirleme, çalışmaya başlama, odaklanma ve çalışmayı sürdürmekte zorlandığımızda beynimiz duygusal beynimizin kontrolüne girmiş demektir. Yani ya limbik sistemin etkisi ile haz ve zevk odaklı işlerle meşgul olduğunuz için ya da amigdala etkisi ile kaygı ve stres duyguları nedeni ile yapmanız gerekenlere odaklanma sorunu yaşıyorsunuz demektir. En temel zaman yönetimi problemi olan erteleme davranışı da duygusal beynimizin etkisi ile ortaya çıkan bir davranıştır. Ertelememizin nedenlerinden biri, doğal olarak zevkli olanı yapma, anlık hazlara takılı kalma eğiliminde olmamızdır. Bir diğer erteleme nedeni de kaygı, stres vb. duygular nedeni ile başlayamamak ve odaklanamamaktır. Ertelemeye neden olan aktiviteler genellikle limbik sistemi harekete geçirirken, genellikle daha az gelişmiş olan prefrontal korteks savaşı kaybeder [8]. Kaldı ki erteleme davranışının bir zaman yönetimi problemi olmaktan çok, duygusal bir problem olduğunu ortaya koyan çalışmalar bulunmaktadır [7]. Bu durumlarda yönetici işlevlerimiz için duygusal beyin etkilerini sonlandırmak ve kontrolün prefrontal kortekse geçmesini sağlamak gerekir.

Duygusal beyin etkisinden prefrontal kortekse geçiş için beynimize farkındalık kazandırmak, onu şimdiki ana getirmek için yeni girdiler sağlamak gereklidir. Bunu yapmak için duygudan, duyulara oradan da düşünceye geçiş için beynimize fırsat vermek gerekir. Öncelikle 5-5-5 (5 saniye nefes alın, nefesi 5 saniye tutun ve 5 saniye nefes verin) kuralını uygulayarak nefes almak önerilir. Bu kural içimizden beşe kadar sayarak yavaş yavaş burnumuzdan nefes alıp, yine beşe kadar sayıp nefesi tutma ve nefesi ağzımızdan beşe kadar sayarak bırakmak şeklinde yapılır. Sonrasında “5-4-3-2-1 baş etme ve farkındalık tekniği” ile duygudan düşünceye geçişte beynimize yeni girdiler sağlayabiliriz. Bu teknik hemen çevremizden sağlayabileceğimiz 5 görsel, 4 dokunsal, 3 ses, 2 koku ve 1 tat duyusal girdileri ile ilgili bir egzersizdir. Beş duyumuza (görme, ses, dokunma, koku ve tat) dayalı bir farkındalık tekniğidir. Bu teknik, bizi şu anı hatırlatmaya yardımcı olmak için beş duyumuza götürür. Egzersize çevremizde gördüğümüz beş şeye bakarak başlanılmalıdır. Bunlar masamız, bilgisayarımız, kalemimiz, duvardaki saat, vb. olabilir. Sonra dikkatimizi dokunabileceğimiz 4 şeye kaydırmak önemlidir. Saçımız, yüzümüz, oturduğumuz sandalyenin dokusu, ayaklarımızın çoraplarımızın içindeki sıcaklığı, vb. olabilir. Devamında çevremizde duyduğumuz 3 ses; dışardan gelen çocuk sesleri, akan trafiğin sesi, kuş cıvıltıları, duvardaki saatin tik takları, vb. olabilir. Çevremizden 2 koku, bu biraz zor olabilir. Belki yerimizden kalkıp banyoya kadar gidip sabun koklamak, elimize kolonya dökmek, bileğimize hoş koku sıkmak, masamızdaki kitabı koklamak gerekebilir. O anda hiçbir şeyin kokusunu alamıyorsanız veya hareket edemiyorsanız, en sevdiğiniz 2 kokuyu hatırlayın. En son olarak bir tat; çay veya kahvenin tadı, naneli şeker ya da sakızın tadı olabilir. Bu egzersiz bir farkındalık aracıdır. Bizi şimdiki zamana getirerek beynimizi endişeden kurtaracak potansiyele sahiptir. Zihnimizin kontrolünü yeniden kazanmak için basit ama etkili bir yöntemdir [2] [9] [12].

Bu egzersizden sonra “Şu anda düşünsel ve duygusal olarak ne durumdayım? “Şimdi ne yapmam gerekiyor?” sorularına cevap verip önceliklerimize odaklanabiliriz. Bir kalem ve kâğıt alıp o gün için öncelikli çalışmalarımızı yazabiliriz.  Görseller, zihni harekete geçirmenin harika bir yoludur. Çalışmaya başlarken çalışma sonunda ulaşacaklarımızı hayal edip görselleştirerek bir haz iklimi oluşturma gayreti ile beynimizde dopamin salınımına yol verebiliriz. Çalışmalarımız sırasında prefrontal korteksimiz çabuk yorulur. Bu bakımdan aralıklı çalışmak, 40-50 dakikalık bloklar ve 15-20 dakikalık aralar şeklinde bir düzenleme yapmak gerekebilir. Öte yandan çoklu görevlerden kaçınmak, dikkatimizi önceliklerimizden başlayarak tek bir işe vermek önemlidir.

Peki çocuk ve ergenlerden beynin yönetici işlevleri ve zaman yönetimi ile ilgili yetişkinler kadar becerikli olmalarını beklemeli miyiz? Bu konuda çocuk ve ergenlere biraz esnek davranmalıyız. Çünkü beyin gelişiminin tamamlanması 25-30 yaşı bulabilmektedir. Özellikle yürütücü işlevlerden sorumlu olan prefrontal korteks (ön lob) beynin en son gelişen kısmıdır. Bu nedenle 25 yaş altında olanların yönetici işlevlerde bazı eksikliklerinin olması nörobilim (sinirbilim) açısından oldukça normaldir. Ancak çocuk ve ergenlere yönetici işlevler konusunda etkili rehberlik yapılması ile yönetici işlevlerde daha iyi olmaları sağlanabilir. Çocuk ve ergenlerdeki yönetici işlev eksikliklerini anne ve babalar en iyi ev ödevlerinin yapılması sırasında gözlemlerler. Birçok anne-baba çocuklarının ödevlerini kendilerinin yapmalarını bekler. Ancak çocukların bunu başarmadaki eksiklikleri velilerde hayal kırıklığı oluşturur. Hatta ev ödevi konusu evde en önemli akademik stres kaynaklarından biridir. Ödev yapmak her yönüyle ön lob (prefrontal korteks) etkinliğidir. Bu bölge çocuk ve ergenlerde henüz gelişmekte olduğundan ödevi zamanında yapma, dikkatinin dağılmasına engel olma, etkili çalışma organizasyonu yapma, planlama ve öncelik belirleme konularında güçlüklere neden olur [10].  Çocuk ve ergenlere yönetici işlevler konusunda gelişimsel zorluklar yaşadıklarının farkında olarak empatik ve esnek davranmak önemlidir. Onlara plan yapma, öncelik belirleme, bir işin ne kadar süreceğini tahmin etme, zamanı doğru kullanma konularında neler yapabilecekleri konusunda destek sağlamak önemlidir. Bu destek, zaman yönetimi konusunda başlangıçta neyi nasıl yapacakları, nasıl bir plan yapacakları, neleri önemli ve öncelikli görecekleri konusunda yoğun bir destek vermek, sonra yavaş yavaş bu desteği çekerek verilebilir. Bu biçimde sağlanan yetişkin destekleri, önemli gelişim psikologlarından biri olan Vygostky tarafından “iskele kurma” yöntemi olarak tanımlanmıştır. Çocuklara zaman yönetimi de dahil pek çok becerinin öğretiminde kullanılabilecek “iskele kurma” yöntemi; “yapı iskelesi” veya “bilişsel çıraklık” diye de anılmaktadır. Anne babalara rehberlik ve müşavirlik edenlerin bu yöntemi kullanmayı önermeleri önemlidir. Bu tekniğin nasıl kullanılacağından kısaca bahsedecek olur isek; iskele kurma bir yetişkin desteği ile öğrenmektir. Öğretilecek beceri belirlendikten sonra başlangıçta yetişkinlerin sağladığı rehberlik ve ipuçları fazladır. Süreçte bu destek ve ipuçlarının yavaş yavaş geri çekilmesi, yalnızca takıldığı yerlerde ipucu ve destek sağlanması, en sonunda çocuğun söz konusu beceriyi bağımsız ve desteksiz bir biçimde yapması önemlidir.

Zaman yönetimi kişiye özgüdür. Beynimizin hangi yarım küresini baskın olarak kullandığımız ile de ilgilidir. Sağ ve sol beyin teorisine göre; aynı konu üzerinde bile çalışsalar “sol beyinli” olarak tanımlanan insanlar bilgiyi doğrusal, analitik kalıplar kullanarak düşünür.  “Sağ beyinli” insanlar ise yaratıcı, sezgisel süreçler yoluyla düşünür. Zaman yönetiminde liste, plan yapma, vb. sol beyinli insanların uygulayabildiği zaman yönetimi becerileri iken çalışma yöntemleri dağınık ve düzensiz olan sağ beyinli insanlar bunları uygulamakta zorlanır. Zaman yönetimi konusunda verilen genel öneriler herkeste işe yaramayabilir.  Her şeyden önce bireylerin zamanlarını nasıl kullandıklarını, neye ne kadar zaman ayırdıklarını analiz etmeleri gereklidir. Zamanı yönetme konusunda kendilerine özgü yollar bulmalarını önermek daha doğrudur.

Kaynaklar

[1] Arden, J.B. (2017). Barin2Brain: Nörobilimin Psikoterapi Üzerindeki Dönüştürücü Etkisi. (Çev: Özlem Şimşek). İstanbul: Sola Yayınları.

[2] Battistin, M. (2016). 5,4,3,2,1 Method to Reduce Anxiety. (https://www.hope-therapy-center.com/single-post/2016/04/06/54321-method-to-reduce-anxiety, erişim: 21.12.2020)

[3] Brain Smart. (2020). Time Management Training And Mindfulness. (https://www.oneclearmessage.com/communication-training/brain-smart-time-management/, erişim: 16.12.2020)

[4] Changeworks. (2020). Braın Based Tıme Management. (https://www.changeworksltd.co.th/course/brain-based-time-management/, erişim: 12.12.2020)

[5] Daniano, S. (2018). It’s Not About Time Management, It’s About Mind Management. (https://blog-aboutmybrain-com.cdn.ampproject.org/, erişim: 10.12.2020).

[6] Kadavy, D. (2015). Mind Management (Not Time Management). (https://kadavy.medium.com/mind-management-not-time-management-25ebd3a58dc6, erişim: 20.12.2020)

[7] Kemmis, S. (2019). Procrastination Isn't a Time Management Problem, It's an Emotional Problem. (https://zapier.com/blog/procrastination-emotion/, erişim: 11.11.2020)

[8] Kim, A. & Volkova, A. (2019). Time Management and Organization at BCA. (https://academychronicle.com/5344/lifestyle/time-management-and-organization-at-bca/, erişim: 20.12.2020)

[9] Leshure, E. (2018). 5-4-3-2-1 Method to Reduce Anxiety. (https://amindfulemergence.com/5-4-3-2-1-method-to-reduce-anxiety/, erişim: 21.12.2020)

[10] Miller, L. (2019). Why Homework is an Executive Function Fiasco. (https://www.classroommatters.com/blog/2019/10/29/why-homework-is-an-executive-function-fiasco, erişim: 23.12.2020)

[11] Quy, L. (2016). What brain science says about how to manage your time to be more successful. (https://www.smartbrief.com/original/2016/11/what-brain-science-says-about-how-manage-your-time-be-more-successful, erişim: 10.10.2020)

[12] Ritschel, C. (2019). How To Ease Anxıety Wıth The '54321' Mındfulness Trıck. (www.independent.co.uk/life-style/, erişim: 21.12.2020)

[13] Stonecipher, D. (2019). A Neurohacker’s Guide to Time Management (How to Use Science to Structure Your Days). (https://www.earlytorise.com/a-neurohackers-guide-to-time-management/, erişim: 20.12.2020)